Hogyan történik a székhelyváltás, ha már működik a cégem?
Költözik az iroda, lejár a bérlet, vagy egyszerűen jobb székhelyszolgáltatót találtál? A működő cég székhelyének megváltoztatása jól tervezhető folyamat. Végigmegyünk a lépéseken, és megmutatjuk, hol szokott elcsúszni a gyakorlatban.
1. Tervezés: mikortól legyen érvényes az új cím?
Először azt döntsd el, mikortól szeretnéd az új székhelyet használni. A cégtörvény szerint a cég a változásbejegyzési kérelemben meghatározhatja a változás időpontját, de ez nem lehet korábbi, mint a változás alapjául szolgáló döntés napja. Ha nem jelölnek meg időpontot, a döntés napja számít.
A tervezésnél gondolj a számlázásra, a futó szerződésekre és arra is, hogy a régi címen meddig tudod biztosítani a posta átvételét.
2. A meglévő szolgáltatói szerződés
Ha jelenleg székhelyszolgáltatót használsz, nézd meg a szerződésedet. A 7/2017. (VI. 1.) IM rendelet szerint a szerződés megkötését követő egy éven belül a felek nem élhetnek rendes felmondással – ezt a váltás időzítésénél is figyelembe kell venni.
A szerződés megszűnésekor a szolgáltató köteles átadni a nála lévő iratokat és esetleges ingóságokat, az azokra vonatkozó jegyzékkel együtt. A rendelet szerint semmis minden olyan kikötés, amely ez alól mentesítené. Kérd az átadást írásban, a jegyzékkel együtt.
3. Az új cím
Az új székhely használatára a cégnek jogosultnak kell lennie, és ezt igazolni is kell. Ez lehet:
- saját tulajdonú ingatlan;
- bérelt ingatlan a tulajdonos hozzájárulásával;
- új székhelyszolgáltatási szerződés.
Új szolgáltató választásakor ugyanazokat a szempontokat érdemes megnézni, mint az első alkalommal – ezekről a székhelyszolgáltatásról szóló cikkben írtunk.
4. Döntés és okiratok
A székhely a cég létesítő okiratának része, ezért a változáshoz jellemzően az arra jogosult döntése és a létesítő okirat módosítása szükséges. Hogy nálatok ki dönthet erről, és milyen formában, azt a létesítő okirat és a cégforma szabályai határozzák meg. A szükséges okiratokat – például a határozatot, a módosított, egységes szerkezetbe foglalt létesítő okiratot és a használati jogosultság igazolását – az ügyvéd készíti elő.
5. Változásbejegyzés a cégbíróságon
A cégtörvény szerint a változásbejegyzési eljárásban a jogi képviselet kötelező, és a kérelmet elektronikusan kell benyújtani. A kérelmet főszabályként a változástól számított 30 napon belül kell előterjeszteni. A késedelmes bejelentést a cégbíróság pénzbírsággal sújtja – a törvény szerint 50 000 és 900 000 forint közötti összeggel.
Ha az új székhely másik cégbíróság illetékességi területére esik, a további cégügyekben már az új székhely szerinti cégbíróság lesz illetékes.
6. A postakezelés átállása
Ez az a pont, ahol a gyakorlatban a legtöbb probléma adódik. Az átállás időszakában a hivatalos levelek még a régi címre is érkezhetnek, ezért:
- egyeztesd a régi szolgáltatóval vagy tulajdonossal, meddig veszi át és jelzi a küldeményeket;
- az új szerződés kezdete fedje le a változás időpontját;
- a partnereidet, a bankot és a könyvelődet időben tájékoztasd az új címről.
7. Utómunkák
A bejegyzés után még néhány teendő vár rád:
- cégtábla elhelyezése az új székhelyen;
- az új cím átvezetése a számlázóprogramban, a szerződésekben és a weboldal impresszumában;
- ha az új székhelyet székhelyszolgáltató biztosítja, a szolgáltatói adatok bejelentése az adóhatóságnak – a NAV tájékoztatója (új lapon nyílik meg) szerint ez a T201T adatlapon tehető meg;
- ha a cég másik településre költözik, a helyi adókkal kapcsolatos teendők egyeztetése a könyvelővel.
Gyakori hibák székhelyváltáskor
- Elfelejtett határidő. A 30 napos határidőt a változástól kell számítani, nem a cégbírósági bejegyzéstől.
- Átfedés nélküli szerződések. Ha a régi szerződés megszűnik, mielőtt az új hatályba lép, a hivatalos levelek gazdátlanná válhatnak.
- Visszakövetelt iratok hiánya. Az iratokat jegyzékkel kérd vissza, és ellenőrizd, hogy hiánytalanok-e.
- Régi cím a számlákon. A számlázóprogramban és a szerződéssablonokban is frissítsd a székhelyet.
- Cégtábla nélküli új cím. A cégtörvény szerint a székhelyet cégtáblával kell megjelölni.
Egy példa
Egy budapesti kft. ügyvezetője vidékre költözik, és a cég székhelyét is a lakóhelye közelébe vinné. Mivel az új székhely másik cégbíróság területére esik, a további cégügyekben már az ottani cégbíróság jár el. A régi székhelyszolgáltatói szerződés még nem töltötte ki az első évet, ezért a felek közös megegyezéssel rendezik a megszűnést, és megállapodnak az iratok átadásáról. A könyvelő közben átnézi, hogyan érinti a költözés a helyi iparűzési adót.
Az egész folyamatot röviden a székhelyváltás oldalon is összefoglaltuk.