Székhelyváltás – hogyan változtasd meg a céged székhelyét?
A székhelyváltás jól tervezhető folyamat: szerződések, új cím, döntés, cégbírósági változásbejegyzés és a postakezelés folytonossága. Így épülnek egymásra a lépések.
A székhelyváltás lépései
Tervezd meg az időzítést
Határozd meg, mikortól legyen érvényes az új cím. A cég a változásbejegyzési kérelemben megjelölheti a változás időpontját, de ez nem lehet korábbi a döntés napjánál.
Rendezd a jelenlegi szerződést
Nézd meg a felmondási feltételeket. Székhelyszolgáltatásnál a szerződés az első évben rendes felmondással nem szüntethető meg, és megszűnéskor a szolgáltató köteles átadni a nála lévő iratokat.
Biztosítsd az új címet
Saját ingatlan, bérlemény a tulajdonos hozzájárulásával vagy új székhelyszolgáltatási szerződés – a lényeg, hogy a cég jogosult legyen a cím használatára, és ezt igazolni tudja.
Döntés és okiratok
A székhely a létesítő okirat része, ezért a változáshoz jellemzően az arra jogosult döntése és a létesítő okirat módosítása szükséges. Az okiratokat az ügyvéd készíti el.
Változásbejegyzés
A kérelmet jogi képviselő nyújtja be elektronikusan a cégbírósághoz, főszabályként a változástól számított 30 napon belül.
Utómunkák
Cégtábla az új címen, számlázási adatok, szerződések, weboldal, bank és partnerek értesítése.
Milyen dokumentumokra lehet szükség?
- a döntés az új székhelyről (például tagi vagy alapítói határozat),
- a létesítő okirat módosítása, illetve egységes szerkezetbe foglalt szövege,
- az új székhely használatára jogosító okirat (például tulajdoni lap, bérleti szerződés, tulajdonosi hozzájárulás vagy székhelyszolgáltatási szerződés),
- ügyvédi meghatalmazás a cégeljáráshoz.
A pontos okiratlistát az ügyvéd állítja össze a cégformád és a létesítő okiratod alapján.
Adminisztratív teendők a bejegyzés körül
- cégtábla elhelyezése az új székhelyen,
- új cím a számlázóprogramban, a szerződésekben és a weboldal impresszumában,
- a bank, a könyvelő és a fontosabb partnerek értesítése,
- székhelyszolgáltatás esetén a szolgáltatói adatok bejelentése az adóhatóságnak,
- ha az új székhely másik településen van, a helyi adókkal kapcsolatos teendők egyeztetése a könyvelővel.
Mikor és kit vonj be?
Ügyvéd: a cégbírósági változásbejegyzési eljárásban a jogi képviselet kötelező, és a kérelmet elektronikusan kell benyújtani. Az ügyvéd készíti el a szükséges okiratokat is.
Könyvelő: segít az adózási következmények – például a helyi iparűzési adó – átgondolásában, ha a cég másik településre költözik.
Régi és új székhelyszolgáltató: velük egyezteted a szerződések megszűnését, illetve kezdetét, valamint az iratok átadását.
A késedelmes bejelentést a cégbíróság pénzbírsággal sújtja – a cégtörvény szerint 50 000 és 900 000 forint közötti összeggel.
A postakezelés folytonossága
Az átállás időszakában a hivatalos levelek még a régi címre is érkezhetnek. Ezért:
- egyeztesd a régi szolgáltatóval, meddig veszi át és jelzi a küldeményeket,
- az új szerződés kezdete fedje le a változás időpontját,
- kérd az iratok átadását jegyzékkel – ez a szolgáltató kötelessége,
- a partnereidet az új címről időben tájékoztasd.
Új székhelyet keresel a cégednek?
Írd meg, mikorra és hova költöznél, és segítünk áttekinteni a székhelyszolgáltatási lehetőségeket.