Mi az a székhelyszolgáltatás, és kinek éri meg?
Minden cégnek kell egy hivatalos cím, de nem minden vállalkozónak van irodája. A székhelyszolgáltatás erre ad megoldást – szigorú jogszabályi keretek között. Megmutatjuk, mit jelent a székhely, mit kell tennie a szolgáltatónak, és kinek éri meg igénybe venni.
Mi a vállalkozás székhelye?
A cégtörvény (2006. évi V. törvény) 7. §-a szerint a cég székhelye a cég bejegyzett irodája. Ez a cég levelezési címe: itt veszik át, érkeztetik, őrzik és tartják rendelkezésre a cég üzleti és hivatalos iratait, és itt kell teljesíteni a székhellyel összefüggő egyéb kötelezettségeket is. A székhelyet cégtáblával kell megjelölni.
A törvény azt is rögzíti, hogy székhely olyan ingatlan lehet, amely a cég tulajdonában van, vagy amelynek használatára a cég jogosult – és ide kifejezetten beleérti a székhelyszolgáltatás útján biztosított székhelyhasználatot is.
A székhely nem feltétlenül az a hely, ahol a munka zajlik. A cég létesítő okirata úgy is rendelkezhet, hogy a központi ügyintézés, vagyis a döntéshozatal helye a székhelytől eltérő cím legyen – ilyenkor ezt a létesítő okiratban és a cégjegyzékben is fel kell tüntetni.
Mit csinál a székhelyszolgáltató?
A székhelyszolgáltatás részletes szabályait a 7/2017. (VI. 1.) IM rendelet tartalmazza. Ez nem ajánlás, hanem kötelező keret, amelytől a szerződés nem térhet el a cég kárára. A rendelet szerint:
- a cég és a szolgáltató között írásba foglalt megbízási szerződés kell;
- a szerződésben meg kell határozni, mely iratokat őrzik a székhelyen – legalább a cégiratokat, a hatósági engedélyeket, az adóhatósági bejelentésekkel összefüggő iratokat és a számviteli beszámolót;
- a szolgáltatónak biztosítania kell, hogy a cégtábla közterületről jól látható helyen legyen;
- a cég iratait a többi ügyfél és a saját irataitól elkülönítve kell kezelnie, tételes és naprakész iratjegyzékkel;
- a cégnek címzett postai küldeményeket a székhelyen kell átvennie, és erről egy munkanapon belül értesítenie kell a céget;
- a szerződés megszűnésekor a nála lévő iratokat a jegyzékkel együtt át kell adnia.
A rendelet azt is kimondja, hogy nem vehető igénybe olyan postai szolgáltatás, amelynek eredményeként a küldeményt a székhelytől eltérő címen veszik át. A szolgáltató tehát nem egyszerűen „átirányítja” a postát, hanem a székhelyen fogadja azt.
Van a cégnek is teendője: a székhelyszolgáltatásra vonatkozó adatokat az adóhatóságnak is be kell jelenteni. Erről a NAV tájékoztatója (új lapon nyílik meg) ad részleteket.
Kinek éri meg?
- Otthonról dolgozó vállalkozóknak, akik nem szeretnék, hogy a lakásuk legyen a cég hivatalos címe a számlákon, szerződéseken és a nyilvános cégadatok között.
- Induló cégeknek, amelyeknek még nincs irodájuk, de a cégalapításhoz már kell egy székhely.
- Távmunkában vagy több helyszínen dolgozó csapatoknak, ahol nincs egyetlen állandó iroda.
- Gyakran költöző vállalkozóknak: a székhely maradhat, a munkavégzés helye változhat, így nem kell minden költözésnél székhelyet váltani.
- Bérelt lakásban élőknek, ha a tulajdonos nem járul hozzá a székhelyhasználathoz.
Egy példa: Anna grafikusként kft.-t alapít, és egy bérelt lakásban dolgozik. A tulajdonos nem szeretné, ha cég lenne bejegyezve a lakásba, Anna pedig azt sem szeretné, ha az ügyfelei a lakcímét látnák a számlákon. Számára a székhelyszolgáltatás mindkét kérdést megoldja: a cég hivatalos címe a szolgáltatónál lesz, a munka ugyanúgy otthon zajlik.
Kinek kevésbé?
Ha a céged ügyfélforgalmat bonyolít, vagy amúgy is bérelsz irodát, a saját iroda lehet a természetes székhely. Ha pedig rendszeresen sok hivatalos levél érkezik, és ezeket gyorsan, eredetiben kell kézbe venned, akkor alaposan nézd meg a postakezelés módját és költségét, mielőtt döntesz.
Mire figyelj a szolgáltató kiválasztásánál?
- Jogcím az ingatlanhoz. A rendelet szerint székhelyül főszabályként olyan ingatlan szolgálhat, amely a szolgáltató kizárólagos tulajdonában áll, vagy amelyre a szolgáltató használati jogát az ingatlan-nyilvántartásba bejegyezték. Ettől csak szűk körben, a tulajdonos előzetes írásbeli hozzájárulásával és további feltételek mellett lehet eltérni.
- Szerződési idő. A szerződés főszabályként nem lehet határozott idejű, és a megkötését követő egy éven belül a felek nem élhetnek rendes felmondással.
- Értesítés és hozzáférés. Milyen csatornán értesítenek, és hogyan jutsz hozzá a levelekhez és az irataidhoz?
- Teljes díj. Havidíj, ÁFA, egyszeri díjak és külön tételek együtt – erről részletesen a székhelyszolgáltatás árairól szóló cikkben írunk.
- Megszűnés. Hogyan és milyen határidővel kapod vissza az iratokat, ha később szolgáltatót váltasz?
Ha a lakcímed használatát fontolgatod alternatívaként, olvasd el azt is, lehet-e a lakcímed a céged székhelye.