Mennyibe kerül a székhelyszolgáltatás, és mit tartalmaz az ár?

Miért nincs egységes ár?

A székhelyszolgáltatás díját jogszabály nem határozza meg: a szolgáltatók maguk alakítják ki a csomagjaikat. Az ár főként a cím elhelyezkedésétől, a szolgáltatás tartalmától, a fizetési időszaktól és a kiegészítő feladatoktól függ.

Ezért ebben a cikkben szándékosan nem közlünk konkrét piaci árakat: a díjak változnak, és csak friss, a szolgáltatótól kapott ajánlat alapján érdemes dönteni. Ehelyett azt mutatjuk meg, hogyan tudod az ajánlatokat összehasonlíthatóvá tenni.

Havidíj vagy éves fizetés?

A legtöbb ajánlatban havi, negyedéves vagy éves díjfizetés közül választhatsz. Érdemes rákérdezni, jár-e kedvezmény, ha hosszabb időszakra előre fizetsz – és arra is, mi történik az előre kifizetett díjjal, ha a szerződés idő előtt megszűnik.

Számolj azzal, hogy a 7/2017. (VI. 1.) IM rendelet szerint a szerződés megkötését követő egy éven belül a felek nem élhetnek rendes felmondással. Az első év díja ezért a gyakorlatban kötelező minimumköltség, függetlenül attól, hogy havonta vagy évente fizetsz.

Mit kell tartalmaznia a szolgáltatásnak?

Az alábbi elemek nem extrák, hanem a rendelet szerint a székhelyszolgáltatás kötelező részei. Ha egy ajánlat ezeket külön díjas „pluszként” kínálja, az figyelmeztető jel:

• a székhelyül szolgáló ingatlan biztosítása;
• a cégtábla elhelyezése közterületről jól látható helyen;
• a cégnek címzett postai küldemények átvétele a székhelyen, és értesítés az érkezésükről egy munkanapon belül;
• a szerződésben megjelölt iratok elkülönített őrzése, tételes és naprakész iratjegyzékkel;
• a szerződés megszűnésekor az iratok átadása a jegyzékkel együtt.

A rendelet azt is kimondja, hogy semmis a szerződés minden olyan kikötése, amely a szolgáltatót az iratkezelési kötelezettségei alól mentesíti.

Milyen további díjak lehetnek?

A kötelező tartalmon túl a szolgáltatók sokféle kényelmi elemet kínálnak, gyakran külön áron. Szolgáltatótól függően külön díjas lehet például:

• a levelek szkennelése és digitális továbbítása;
• a küldemények postai továbbküldése – a székhelyen történt átvétel után;
• a személyes átvétel, az irattár-hozzáférés vagy egy tárgyaló használata;
• egyszeri szerződéskötési vagy adminisztrációs díj, illetve kaució;
• a szerződés módosításával vagy megszűnésével járó adminisztráció.

Ezek közül azokat érdemes előre beárazni, amelyeket valóban használni fogsz.

Szerződéses feltételek, amelyek pénzt jelentenek

• Nettó vagy bruttó? Mindig kérdezz rá, hogy a megadott díj tartalmazza-e az ÁFA-t.
• Határozatlan idő. A szerződés főszabályként nem lehet határozott idejű – kivéve, ha a cég is határozott időre jön létre.
• A váltás költsége. Ha később szolgáltatót cserélsz, az székhelyváltással jár: ügyvédi díjjal és cégeljárással. Erről a székhelyváltásról szóló cikkben írunk.
• Adminisztráció. A székhelyszolgáltatás adatait az adóhatóságnak is be kell jelenteni; kérdezd meg a könyvelődet, ki intézi.

Példa: két ajánlat összehasonlítása

Képzelj el két ajánlatot. Az „A” ajánlat havidíja alacsonyabb, de egyszeri szerződéskötési díjat kérnek, és minden beszkennelt levélért külön fizetsz. A „B” ajánlat havidíja magasabb, viszont nincs egyszeri díj, és a szkennelést is tartalmazza.

Ha a cégednek havonta csak elvétve érkezik hivatalos levél, az „A” lehet a kedvezőbb. Ha viszont rendszeresen sok postát kapsz, a tételes díjak miatt a „B” éves szinten olcsóbb lehet. A döntéshez tehát nem a havidíjat, hanem a saját használatodra számolt éves költséget érdemes összevetni.

Mikor gyanús egy ajánlat?

A feltűnően alacsony ár önmagában nem baj, de érdemes alaposabban megnézni az ajánlatot, ha:

• nem derül ki, milyen jogcímen biztosítja a szolgáltató az ingatlant;
• a szolgáltató nem köt írásbeli szerződést, vagy a szerződés nem rögzíti, mely iratokat őrzi;
• határozott idejű szerződést kínál, holott a cég nem határozott időre jött létre;
• a kötelező elemeket – például a küldemények átvételét és az értesítést – külön díjas „extraként” árazza;
• nem tud pontos választ adni arra, mi történik az iratokkal a szerződés megszűnésekor.

Ilyenkor kérj írásos tájékoztatást, és ha bizonytalan vagy, mutasd meg a szerződéstervezetet az ügyvédednek.

Ellenőrzőlista ajánlatkérés előtt

1. Mennyi a havidíj, és nettó vagy bruttó?
2. Mit tartalmaz pontosan, és mi számít külön tételnek?
3. Van-e egyszeri díj vagy kaució?
4. Hogyan és milyen csatornán értesítenek a küldeményekről?
5. Milyen jogcímen biztosítja a szolgáltató az ingatlant?
6. Hogyan kapod vissza az iratokat, ha a szerződés megszűnik?

A szempontokat rövidebben a székhelyszolgáltatás árai oldalon is összefoglaltuk.